Necə daha planlı ola bilərik?

stock-photo-cranberry-xmas-decoration-cupcakes-hot-chocolate-top-view-fir-tree-notepad-flat-lay-to-do-list-ee2bf08a-9a7e-4db8-b348-57cdbdb2a8a6

GTD vaxt idarəetmə metodikası tapşırıqları sistemləşdirməyə, izləməyə, insanın beynində olan bütün lazımlı – lazımsız məlumatları bir kənara qoymağa və hərəkətə keçməyə kömək edir.

GTD (Getting Things Done) metodu nədir?

Beynimizə hər saniyə yeni  ideyalar gəlir, ancaq bunları daha sonra xatırlamaq elə də asan olmur. Məsələn, beyniniz, növbəti həftə ananızın doğum gününə hədiyyə almaq lazım olduğunu bilir. Bunu sizə xatırlatmaq əvəzinə, beyniniz, ananızın sevdiyi mağazanın yanından keçərkən, sadəcə, sizə o mesajı verir ki, siz nəsə bu mağazadan almalı idiniz, amma xatırlamayacaqsınız nə.

GTD (Getting Things Done) elə bir metodikadır ki, onun sayəsində siz, qeyri-müəyyən ideyaları hərəkətə keçirə biləcəksiniz, bütün gün beyninizdə hansısa fikri gəzdirmək əvəzinə siz onu reallaşdırmaqla məşğul olacaqsınız. Bu sistemə etibar etməyi öyrəndiyiniz zaman, artıq beyniniz bütün məlumatları özündə saxlamaq, özü ilə gəzdirmək ehtiyacı duymayacaq. Bu isə, stresi azaldacaq və daha məhsuldar işləmək üçün gücünüzü artıracaq.

desk-notebook-office-grey

GTD meodu necə işləyir?

GTD, sizin fikrinizə gələn hər şeyi sistemləşdirən bir siyahı (list) sisteminə əsaslanır. Bu metodu həyatınıza tətbiq etmək üçün, ilk əvvəl daxil olan məlumatları tanimlayaraq fiksləşdirməlisiniz daha sonra isə bu məlumatların müvafiq olaraq emal edilməsi icra edilir. Yəni əvvəl bizə hansı fikir daxil oldu onu qəbul edirik və emal edərək uyğun siyahı üzrə qruplaşdırırıq. Aşağıda qeyd edilən siyahılar yaradılmalıdır:

  • “Gələnlər”,
  • “Sonrakı fəaliyyət”,
  • “Gözləmə “,
  • “Layihələr”,
  • “Daha sonra”

Diqqətinizi tələb edən hər bir ideya, fikir ilk olaraq “Gələnlər” siyahısına daxil olacaq. Sonra isə oradan keçid alacaq lazımi digər siyahı qruplarına

  1. Məlumatın toplanması (collect)

Diqqətinizi tələb edən bütün məlumatları toplayın: cavab verməli olduğunuz məktublardan duşa girərkən fikrinizə gələn parlaq fikirlərə qədər hər şeyi. Məlumatın toplanmasını siz bloknotda qeyd edərək, telefonunuzda olan proqramlara daxil edərək (To Do List), yaxud özünüzə elektron məktub (e-mail) göndərərək edə bilərsiniz.

GTD’yi ilk dəfə istifadə etdiyiniz zaman, toplanmış bütün fikir və ideyalarınız başınızdan çıxarmağa çalışın. Sizə lazım olan və ya istədiyiniz hər şeyi yazın, son bir neçə gün və ya həftəni beyninizdə gəzdirdiyiniz, sizə konsentrasiya olmağa mane olan hər şeyi qeyd edin.

  1. Məlumatın işlənməsi

Yığılan məlumatlara nəzər salıb düşünün. Bütün sistem üzrə əsas ağırlıq bu mərhələdədir. Əsas qayda, bunu mütəmadi şəkildə edin ki, çox yığılaraq ağır yükə çevrilməsin. Məlumatın işlənməsi (emal) üçün özünüzə bir sıra suallar verin:

  • Bu həlli olan məsələdirmi? Siz özünüzə sual verin görək, siz bu məsələni həll edə biləcəksinizmi tezliklə? Bu maddənin siyahıdan çıxarılması üçün əlinizdən gələni edəcəyiniz barədə özünüzdən soruşun. Əgər cavabınız “xeyr”dirsə, bu maddəni silin və ya “Daha Sonra” siyahısına keçirin. Bir maraqlı yemək tərifi və ya maraqlı bir yazı misalı bir şey etmək lazım olmayan faydalı məlumatları, ayrı bir yerdə saxlaya bilərsiniz. Uzaq gələcəkdə (Yapon dili öyrənmək, bir kitab yazmaq) etmək istədiyiniz şeyləri, “Daha Sonra” siyahısına yerləşdirin ki, “Sonrakı fəaliyyətlər” siyahısında yer tutmasın.
  • İşi bir addımda tamamlamaq mümkündürmü? GTD metodunda birdən çox addım tələb edən hər şeyə bir layihə kimi baxılır. “Gələnlər” siyahısında bir neçə əlaqəli tapşırıqlarınız varsa, onlar üçün ayrı bir layihə yaradın. Layihələr siyahısına onun adını əlavə edin və “Sonrakı fəaliyyətlər” siyahısına əlavə etmək üçün bir addım atın.
  • İşin görülməsi iki dəqiqədən çox sürəcəkmi? Əgər cavab “xeyr” dirsə, onu həmin an yerinə yetirin. Bu, növbəti mərhələyə keçmək və başqa bir kimsəyə ötürməkdən daha sürətlidır. İşi yerinə yetirmək üçün daha çox vaxt lazımdırsa, o zaman düşünün bunu siz özünüz etməlisiniz yaxud başqa birinə ötürə bilərsiniz.
  • İşi başqa birinə ötürə bilərəmmi? Əgər belədirsə, ötürün! İşin statusuna nəzarət etmək istədiyiniz zaman onu “Gözləmədə” listinə əlavə edin. Əgər qeyd edilən işi başqa birinə deleqasiya edə bilmirsinizsə o zaman təqviminizdə yer ayırın və ya “Sonrakı fəaliyyətlər” siyahısına əlavə edin.
  • Müəyyən icra müddəti var mı? Əgər varsa, o zaman onu təqviminizə əlavə edin. Etmək istədiyiniz hər şeyi yazmayın. Yalnız təcili nə etmək lazımdırsa onu qeyd edirik : diş həkiminə vizit, iclas, təyyarə ilə səfər. Müəyyən bir müddət (tarix) yoxdursa, işi “Sonrakı fəaliyyətlər” siyahısına əlavə edin.

pexels-photo-269451   3. İşin təşkili (organization)

Hər şeyi öz yerinə yerləşdirin: beş siyahıdan birinə, gələcək üçün faydalı məlumatlar qovluğuna, təqvimə və ya zibil qovluğuna.

“Gözləmə” siyahısında bəzi səbəblərə görə dayanan hər hansı bir işi əlavə edin. Məsələn, məktubunuza cavab verilənə qədər siz işi davam edə bilməzsiniz. Hər bir elementin yanında müvafiq  tarixi göstərməyi unutmayın.

“Sonrakı fəaliyyətlər” siyahısında mümkün qədər tez yerinə yetirilməli olan işlər olmalıdır. Onları mümkün fiziki tədbirlər kimi formalaşdırın, belə işin görülməsi sürətlənəcəkdir. Məsələn,yaxşı olar ki, aktiv edilməsi lazım olan hərəkəti yazasınız: ” Cümə axşamı uşaqla birlikdə oturmağını xahiş etmək üçün, Ləmana  zəng etmək” (“cümə axşamı uşaqla kimsə oturmalıdır” yazmaq əvəzinə).

İdealda, “Sonrakı fəaliyyətlər” -də hər bir elementə kontekst əlavə etməliyik. Bu kömək edəcək ki, siz baxan kimi biləsiniz harda və kiminlə olacaqsınız, nə edəcəksiniz. Məsələn, “alış-veriş, “işdə”, “uşaqlarla”, “telefon”, “kompüter” tagları (etiketləri) ola bilər. Hər bir iş üçün nə qədər vaxt tələb edilir və ya hansı prioriteti var, onları da göstərə bilərsiniz. Daha sonra zəruri olduğu hallarda, bütün tapşırıqları etiketləri ilə tez bir şəkildə sistemləşdirə bilərsiniz.

pexels-photo-219249

 

 

  1. “Quş” Baxışı

Həftədə bir dəfə bütün siyahıları yoxlayın. “Gələnlər” bölməsində nə qədər çox tapşırıq saxlayırısınızsa  daha sonra bir o qədər çətin olacaq tapşırıqları anlamaq və uyğun bölməyə göndərmək (sort out).

Hər bir layihə üçün mütləq növbəti  fəaliyyət müəyyən edilməlidir.

“Sonrak fəaliyyət” siyahısında  hər bir maddə üzrə gələn həftə ərzində ediləcək bir şey olmalıdır. Bütün digər fəaliyyət tələb etməyən tapşırıqları ,”Daha sonra” siyahısına əlavə edin və ya tamamilə silin.

Bir zamandan bir  “Daha Sonra” siyahısında olan bir maddəni götürərək “Sonrakı Fəaliyyətlər” siyahısına köçürməyə çalışın.

  1. İcra Etmək

Hərəkətə keçin! Sisteminizi düzgün qurmusunuzsa, bu, ən sadə addım olacaqdır. İlk dörd addımı mütəmadi olaraq təkrarlayaraq, siz əmin ola bilərsiniz ki, siyahıdakı bütün tapşırıqlar sizin inkişafınız və hədəflərinizə çatmaq üçün  vacibdir.

pexels-photo-260498

Mənbə: lifehacker.ru

Photo: pexels.com

Facebook: @limonsnotes

Instagram: @newmummystuff

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s